Tribune de M. Hugues de Bonnaventure Country Manager France de Lifesize
Quelle est la fréquence idéale pour organiser des réunions productives ?
Un constat me paraît mériter toute votre attention : la récurrence des réunions peut se révéler problématique en termes de productivité. Que peut-il vraiment se passer si nous acceptons une entrevue d’une heure, chaque semaine, pour le restant de nos jours ?
Les fournisseurs de messagerie électronique ont ce don de transformer une réunion soigneusement préparée et planifiée en un méli-mélo d’initiatives qui s’ajoutent les unes aux autres, semaine après semaine, alors que les ressources de l’entreprise auraient pu être utilisées plus efficacement. Les réunions font peut-être exception, sauf que 20 à 50 % des réunions sont une perte de temps, il serait peut-être intéressant d’envisager des alternatives.
Ne vous méprenez pas : je n’ai rien contre les réunions… tant qu’elles sont utiles.
L’abus de réunions – ou « réunionite aigue » nuit gravement à la santé de l’entreprise. Recourrez-y avec parcimonie et organisez-les soigneusement. Souvent, il arrive que la régularité des réunions fasse oublier les bonnes pratiques garantes de leur productivité. Permettez-moi de vous les rappeler : envoyez l’ordre du jour à l’avance, n’invitez à la réunion que les personnes concernées par la problématique, évitez les digressions et respectez le timing que vous aviez établi.
Les points forts des réunions régulières
Les meilleures réunions auxquelles j’ai pu participer étaient centrées sur un projet et organisées par un gestionnaire de projet. Entre le coup d’envoi et la date de clôture un mois plus tard, des réunions de 15 minutes avaient été planifiées afin que les intéressés se mettent rapidement d’accord, prennent en charge les étapes à venir et assurent la pérennité du projet.
En 15 minutes, vous n’avez pas d’autre choix que de vous concentrer sur les objectifs. Les groupes étaient de taille réduite et le planning dûment respecté : la fin du projet a signé celle des réunions. En résumé, le gestionnaire de projet a réparti une réunion d’une heure sur toute la durée du projet pour préserver l’intérêt des rencontres et l’efficacité des intervenants.
Les points faibles des réunions à répétition
« En garder sous le coude » pour la prochaine réunion. Si vous avez déjà assisté à des réunions en série, vous avez peut-être été tenté de réserver certaines informations pour la fois suivante. Ainsi, vous pensez toujours avoir quelque chose à dire lorsque viendra votre tour de prendre la parole. En faisant cela, vous risquez non seulement d’entraver le bon déroulement du projet, mais aussi de gâcher la réunion en consacrant le temps imparti à des informations qui ne sont plus à l’ordre du jour.
Organiser des réunions a un coût. Planifier des réunions régulières peut s’avérer onéreux, a fortiori pour un large groupe. N’oubliez pas que les réunions sont organisées sur un laps de temps normalement dévolu à d’autres tâches. Bloquer une heure pour 10 personnes équivaut au coût d’une journée de travail; ne négligez donc pas ce point lorsque vous êtes en réunion.
La collaboration sur le long terme est tendance
Pour réduire l’impact des réunions à répétition, vous pouvez recourir à un outil de collaboration en continu. La plupart des réunions régulières visent à faire le point sur un projet et son avancement, autant d’informations qui peuvent être aisément communiquées dans une conversation de groupe. Ainsi, les échanges se poursuivent sur le long terme et les employés peuvent y participer en fonction de leur emploi du temps.
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